ArenPOS

1. Qu'est-ce qu'ArenPOS ?

ArenPOS est un système d'automatisation de restaurant gratuit, conçu pour les restaurants et les cafés. Avec une seule application Windows, vous pouvez prendre des commandes à la caisse, gérer les commandes de table depuis les téléphones de vos serveurs et transmettre les commandes à la cuisine instantanément.

Fonctionnalités principales :

• Caisse de bureau : Gestion du menu, création de commandes, encaissement, impression de tickets
• Serveur mobile : Prise de commande depuis un téléphone, envoi aux tables, notifications instantanées
• Écran de cuisine (KDS) : Affichage instantané des commandes, suivi de l'état de préparation
• Rapports : Ventes quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles, analyse par produit, export CSV
• Imprimantes multiples : Prise en charge des imprimantes thermiques ESC/POS et des imprimantes Windows (GDI), routage par catégorie (caisse / cuisine / bar)
• Alerte sonore imprimante : Double bip aux imprimantes cuisine/bar, bip simple à la caisse — pour qu'un ticket ne soit jamais manqué dans un environnement bruyant
• Portions : Variations de prix comme Entière / Demi / 1,5x ; la bonne portion est ajoutée à la commande au bon prix
• Notes de commande : Notes de demande spéciale par article (ex. « moins salé », « sans oignon ») imprimées sur le ticket de cuisine
• Description du produit : Un bouton ⓘ dans le menu affiche une info-bulle sur les ingrédients/allergènes — le serveur peut la lire instantanément au client
• Impression de l'addition à distance : Un serveur peut imprimer instantanément l'addition sur l'imprimante de la caisse (un reçu informatif avant paiement)
• Paiement fractionné et transfert de table : Partage de l'addition, déplacement de commande (depuis la caisse et depuis le serveur)
• Gestion de la TVA : Différents taux de TVA, option de prix TTC/HT
• Synchronisation en temps réel : Basée sur WebSocket — les écrans serveur, caisse et cuisine restent synchronisés en moins d'une seconde
• Fonctionnement local : Aucune connexion internet requise, fonctionne sur votre réseau Wi-Fi

2. Configuration requise

Composant	Exigence
Ordinateur de caisse	Windows 10/11, au moins 4 Go de RAM, 200 Mo d'espace disque libre
Appareil du serveur	N'importe quel téléphone/tablette (Android, iOS, Windows) — un navigateur web suffit
Écran de cuisine	N'importe quelle tablette ou ordinateur — un navigateur web suffit
Réseau	Un réseau Wi-Fi local (tous les appareils doivent être sur le même réseau)
Imprimante (facultatif)	Une imprimante thermique compatible ESC/POS ou toute imprimante installée sous Windows

3. Téléchargement et installation

3.1 — Téléchargement

3.2 — Installation

3.3 — Désinstallation

4. Premier lancement et configuration

4.1 — Démarrer l'application

4.2 — Paramètres de base (15 minutes)

Lors du premier lancement, nous vous recommandons de configurer les paramètres suivants dans cet ordre :

Paramètre	Description	Où ?
Informations sur l'établissement	Nom du restaurant, téléphone, adresse (affichés sur les tickets)	Paramètres → Établissement
Créer le menu	Ajoutez vos catégories et produits (import en masse via CSV possible)	Gestion du menu
Plan des tables	Définissez vos tables et zones (salle, terrasse, etc.)	Gestion des tables
Utilisateurs	Ajoutez serveurs, caissiers et personnel de cuisine (connexion par code PIN)	Gestion des utilisateurs
Imprimantes	Configurez les imprimantes de caisse, cuisine et bar ; choisissez l'alerte sonore et le mode d'impression	Paramètres → Imprimantes
Paramètres de TVA	Taux de TVA et choix TTC/HT	Paramètres → TVA

4.3 — Rôles des utilisateurs

Dans ArenPOS, chaque utilisateur se voit attribuer un code PIN et un rôle :

Rôle	Accès	Description
admin	Accès complet	Tous les paramètres, rapports, menu, gestion des utilisateurs
cashier	Écran de caisse	Créer des commandes, encaisser, imprimer les tickets
waiter	Serveur mobile	Voir les tables, prendre les commandes, envoyer en cuisine
kitchen	Écran de cuisine	Voir les commandes, mettre à jour l'état de préparation

5. Base de données et sauvegardes (IMPORTANT !)

ArenPOS stocke toutes vos données (menu, commandes, tables, utilisateurs, historique des ventes, etc.) dans un unique fichier de base de données SQLite nommé arenpos.db. Si ce fichier est perdu, toutes vos données sont perdues. Veuillez lire attentivement cette section.

5.1 — Où se trouve le fichier de base de données ?

Le fichier arenpos.db est automatiquement créé dans le même dossier que ArenPOSWorld.exe. Autrement dit, où que se trouve l'exe, la base de données s'y trouve également.

5.2 — ⚠️ AVERTISSEMENT CONCERNANT LE DÉPLACEMENT DE L'APPLICATION

5.3 — Sauvegarde de la base de données (toutes les données)

Pour éviter de perdre vos données, il est fortement recommandé d'effectuer des sauvegardes régulières. La sauvegarde est très simple : il suffit de copier le fichier arenpos.db.

5.4 — Restauration à partir d'une sauvegarde

5.5 — Sauvegarde du menu (menu uniquement)

Si vous souhaitez uniquement sauvegarder votre menu (catégories + produits + prix) ou le transférer vers une autre installation, vous pouvez utiliser la fonction Export Excel du menu intégrée à l'application.

5.6 — Qu'est-ce qui est sauvegardé ? Comparaison

Données	Sauvegarde arenpos.db	Sauvegarde CSV du menu
Catégories & produits	✅ Incluses	✅ Incluses
Prix & TVA	✅ Inclus	✅ Inclus
Tables & zones	✅ Incluses	❌ Non incluses
Utilisateurs & codes PIN	✅ Inclus	❌ Non inclus
Historique des commandes & ventes	✅ Inclus	❌ Non inclus
Paramètres imprimante & système	✅ Inclus	❌ Non inclus

6. Configuration réseau

Pour utiliser les fonctionnalités serveur et cuisine d'ArenPOS, tous les appareils doivent être sur le même réseau Wi-Fi. L'ordinateur de caisse fait office de « serveur ».

6.1 — Trouver l'adresse IP de l'ordinateur de caisse

6.2 — Paramètre du pare-feu Windows

6.3 — Connecter un appareil serveur/cuisine

6.4 — Schéma de l'architecture réseau

7. Utilisation de l'application serveur

L'application serveur est une interface adaptée aux mobiles fonctionnant dans un navigateur. Les serveurs prennent les commandes depuis leur téléphone et les envoient en cuisine.

7.1 — Connexion

1. Ouvrez http://<ip-caisse>:9090 dans votre navigateur.
2. Saisissez votre code PIN sur le clavier numérique (au moins 4 chiffres).
3. Appuyez sur « Se connecter ».

7.2 — Sélection de la table et création de la commande

1. Après connexion, l'écran de la liste des tables s'ouvre.
2. Les tables sont affichées par zone (salle, terrasse, etc.). Les tables occupées sont affichées avec une bordure rouge foncé et un badge de durée en haut à droite (depuis combien de minutes la commande est ouverte).
3. Appuyez sur la table pour laquelle vous souhaitez prendre une commande.
4. Sur l'écran de commande qui s'ouvre :
   • Choisissez des produits par catégorie (Boissons, Plats, etc.)
   • Appuyez sur un produit pour l'ajouter à la commande
   • Pour les articles avec portions (cartes avec badge jaune ⧗), une fenêtre de sélection de portion s'ouvre ; choisissez une option comme Entière / Demi / 1,5x
   • Si une carte produit possède un bouton ⓘ, vous pouvez lire la description des ingrédients/allergènes
   • Appuyez sur un article du panier pour ajouter une note spéciale (ex. « moins salé », « sans oignon »)
   • Augmentez/diminuez la quantité avec les boutons + / −
5. Appuyez sur « Envoyer en cuisine » pour envoyer la commande.

7.3 — Suivi des commandes

• Le bouton « Mes commandes » affiche toutes les commandes ouvertes que vous avez prises.
• Lorsque la cuisine marque une commande comme « Prête », vous recevez une notification vibrante sur votre téléphone.
• Les articles de commande sont suivis à travers les statuts envoyé → en préparation → prêt.

7.4 — Impression de l'addition (du serveur vers la caisse)

Lorsqu'un client demande « puis-je voir l'addition ? », le serveur peut l'imprimer sur l'imprimante de la caisse directement depuis son téléphone, sans se rendre à la table.

7.5 — Transfert de table (depuis le serveur)

Lorsqu'un client souhaite changer de table, une commande ouverte peut être transférée vers une autre table libre. L'addition, les articles envoyés en cuisine et le total passent tels quels à la nouvelle table.

1. Sur l'écran de commande de la table actuelle, appuyez sur le bouton bleu « Transférer la table » en haut de la barre.
2. Dans la liste qui s'ouvre, les tables libres apparaissent en vert, les tables occupées en gris (désactivées).
3. Choisissez la table de destination — la commande y passe instantanément, et l'ancienne table se libère.

7.6 — Fonctionnalités supplémentaires

Fonctionnalité	Description
Annulation de commande	Vous pouvez retirer de la commande les articles pas encore envoyés en cuisine avec le bouton −
Annulation d'un article	Vous pouvez aussi annuler un article déjà envoyé en cuisine ; un ticket « ANNULÉ » s'imprime automatiquement à l'imprimante de cuisine
Sélection de la portion	Choix Entière / Demi / 1,5x, etc. pour les articles avec portions — les prix s'appliquent automatiquement
Note de commande	Note de demande spéciale par article — reflétée sur le ticket de cuisine et l'écran de cuisine
Description du produit	Bouton ⓘ dans le menu — info-bulle ingrédients/allergènes, lisible instantanément au client
Impression de l'addition	Impression instantanée de l'addition de la table sur l'imprimante de caisse — reçu informatif avant paiement
Transfert de table	Vous pouvez déplacer une commande ouverte vers une autre table libre
Commande additionnelle	Vous pouvez ajouter de nouveaux articles à une commande existante et les renvoyer en cuisine ; seuls les nouveaux articles sont imprimés
Mises à jour en direct	Les modifications provenant de la caisse ou d'un autre serveur apparaissent instantanément sur votre écran (WebSocket)

8. Utilisation de l'écran de cuisine (KDS)

L'écran de cuisine (Kitchen Display System) affiche les commandes entrantes en temps réel. Le personnel de cuisine gère le processus de préparation depuis cet écran.

8.1 — Ouverture de l'écran de cuisine

8.2 — Structure de l'écran

L'écran de cuisine utilise une disposition basée sur des cartes. Chaque commande ouverte apparaît comme une carte :

Section	Information affichée
En-tête de carte	Numéro de commande (#), nom de la table, temps écoulé
Articles de la commande	Nom du produit, quantité, note (le cas échéant), couleur du statut
Boutons d'action	Transitions de statut « Préparer » → « Prêt »
Barre supérieure	Nombre d'articles en attente/prêts, boutons Actualiser et Déconnexion

8.3 — Statuts de commande et codes couleur

Statut	Couleur	Signification
Envoyé	🟡 Jaune	Le serveur a envoyé la commande, la préparation n'a pas encore commencé
En préparation	🟠 Orange	La cuisine a commencé la préparation
Prêt	🟢 Vert	Préparé, prêt à être servi
Annulé	🔴 Rouge	Un article annulé

8.4 — Flux de travail en cuisine

1. Lorsqu'une nouvelle commande arrive, une carte à bordure jaune apparaît à l'écran.
2. Appuyez sur « Préparer » pour un article afin d'indiquer que vous avez commencé à le préparer.
3. Une fois prêt, appuyez sur « Prêt ✓ » — une notification est envoyée au téléphone du serveur.
4. Une fois tous les articles prêts, la carte s'estompe automatiquement.

8.5 — Bip de l'imprimante (cuisine/bar)

ArenPOS émet un double bip pour les tickets imprimés aux postes de cuisine et de bar (bip simple au poste de caisse). Cela permet d'éviter qu'un ticket imprimé ne soit manqué dans un environnement de service bruyant.

• Paramètres → Imprimantes → activez/désactivez l'option « Alerte sonore ».
• Seules les imprimantes thermiques compatibles ESC/POS répondent à la commande de bip ; en mode GDI, le pilote Windows la filtre.
• Si vous n'entendez pas le bip, vérifiez que le commutateur « buzzer/bell » de l'imprimante n'est pas désactivé.

8.6 — Alertes de commande urgente

Durée	Apparence	Signification
0-8 minutes	Carte normale	Dans le délai standard
8-15 minutes	Carte à bordure jaune	Attention — cela prend du temps
15+ minutes	Carte à bordure rouge clignotante	Urgent — trop long !

9. Flux de commande — de bout en bout

Voici comment une commande progresse du début à la fin :

10. Dépannage (FAQ)

L'appareil serveur/cuisine ne peut pas se connecter à l'ordinateur de caisse

• Assurez-vous que tous les appareils sont sur le même réseau Wi-Fi.
• Vérifiez qu'ArenPOS est autorisé dans le pare-feu Windows de l'ordinateur de caisse (section 6.2).
• Assurez-vous d'avoir saisi correctement l'adresse IP de l'ordinateur de caisse (vérifiez avec ipconfig).
• Saisissez la bonne adresse via le bouton « Paramètre du serveur » sur l'écran de connexion du serveur.
• Assurez-vous que votre antivirus ne bloque pas le port 9090.

ArenPOS ne s'ouvre pas ou affiche une erreur

• Assurez-vous d'utiliser Windows 10 ou 11.
• Essayez d'exécuter l'application en tant qu'administrateur (clic droit → « Exécuter en tant qu'administrateur »).
• Assurez-vous que votre antivirus ne bloque pas ArenPOS.

La commande n'apparaît pas sur l'écran de cuisine

• Assurez-vous que le serveur a bien envoyé la commande via le bouton « Envoyer en cuisine ».
• Appuyez sur le bouton « Actualiser » sur l'écran de cuisine.
• Vérifiez la connexion — l'appareil est-il toujours sur le même Wi-Fi ?

J'ai ouvert l'application, mon menu et mes données ont disparu !

• Il est très probable que vous ayez déplacé ArenPOSWorld.exe vers un autre dossier sans déplacer le fichier arenpos.db avec lui.
• Solution : allez dans votre ancien dossier d'installation, le fichier arenpos.db devrait toujours s'y trouver. Copiez ce fichier dans le dossier du nouvel exe.
• Si vous ne trouvez pas l'ancien dossier mais que vous avez une sauvegarde : suivez les étapes « Restauration à partir d'une sauvegarde » de la section 5.4.
• Si vous ne faites pas de sauvegardes, commencez dès aujourd'hui à en effectuer régulièrement pour éviter que cela se reproduise (section 5.3).

Comment sauvegarder ma base de données ?

• Fermez ArenPOS → copiez le fichier arenpos.db du dossier d'installation → collez-le en lieu sûr (USB, cloud).
• Consultez la section 5.3 pour une explication détaillée.

Aucun ticket ne s'imprime

• Assurez-vous que l'imprimante est allumée et connectée.
• Vérifiez dans ArenPOS, Paramètres → Imprimantes, que votre imprimante est correctement sélectionnée.
• Vérifiez que l'option « Impression automatique » est cochée pour le poste concerné ; si elle est désactivée, le ticket est généré mais non imprimé.
• Imprimez une page de test depuis Windows pour vérifier que l'imprimante fonctionne.
• Si cela ne fonctionne toujours pas, essayez de changer le mode d'impression (ESC/POS ↔ GDI). En cas de problème avec les caractères spéciaux, GDI est préférable.

L'imprimante n'émet pas de bip

• Assurez-vous que l'option « Alerte sonore » est activée dans Paramètres → Imprimantes.
• Vérifiez que le commutateur physique buzzer/bell de l'imprimante est activé (généralement un petit interrupteur DIP sous ou derrière l'imprimante).
• Si le mode d'impression est GDI, le bip peut être filtré par le pilote Windows ; passez en mode ESC/POS pour tester le bip.
• Toutes les imprimantes thermiques ne prennent pas en charge le bip — vérifiez dans les spécifications du modèle la prise en charge du « buzzer ».

Un serveur souhaite imprimer l'addition — comment procéder ?

• Dans l'application serveur, ouvrez la table → appuyez sur le bouton vert « Addition » en haut de la barre.
• Le bouton n'apparaît que si au moins un article a déjà été envoyé en cuisine (aucune addition ne peut être imprimée pour une table vide).
• Si l'imprimante de caisse est éteinte/désactivée, un message d'erreur apparaît ; vérifiez le « Poste de caisse » dans les paramètres.

Un serveur ouvre une table mais ne voit pas les articles / le panier apparaît vide

• Ce problème a été corrigé à partir de la version 1.1. Assurez-vous d'utiliser le tout dernier programme d'installation ArenPOSWorld-Setup.exe.
• Dans les anciennes versions, une rare course de synchronisation pouvait clôturer automatiquement une commande vide nouvellement ouverte, entraînant l'ouverture d'une commande vide parallèle sur la même table au prochain toucher du serveur.

Comment définir un produit avec des portions ?

• À la caisse, allez dans Gestion du menu → le bouton « Portions » sur la ligne du produit concerné.
• Ajoutez des portions comme Entière / Demi / 1,5x avec leurs propres prix.
• Lorsqu'un serveur appuie sur ce produit, la fenêtre de sélection de portion s'ouvre automatiquement ; la bonne portion est ajoutée à la commande au bon prix.

11. Contact et assistance

Canal	Information
Site web	www.arenpos.com
E-mail	arenposdestek@gmail.com
Téléphone / WhatsApp	+90 (541) 231 7888

Carte de référence rapide

Vous pouvez imprimer cette page et l'afficher près de la caisse.